Telefoniste inhuren, of de telefoon door AI laten opnemen?
Wie een telefoniste inhuurt, betaalt voor aanwezige uren binnen kantooruren. Birdy neemt dag en nacht op, kent je bedrijfsinformatie en rekent per gespreksminuut af.
Wat betekent een telefoniste inhuren?
Een telefoniste inhuren betekent dat je iemand aanneemt of inleent die tijdens werkuren de inkomende telefoon van je bedrijf aanneemt, vragen beantwoordt, afspraken noteert en gesprekken doorverbindt. Je betaalt daarbij voor aanwezige uren, niet voor de gesprekken zelf.
In de praktijk komt er meer bij kijken dan het gesprek aan de lijn: werven, inwerken op jouw diensten en werkwijze, roosteren en vervanging regelen bij ziekte en vakantie. En omdat de telefoon niet gelijkmatig over de dag gaat, betaal je ook voor de rustige uren ertussenin. Een AI-telefoniste zoals Birdy pakt hetzelfde werk op, maar rekent af per gespreksminuut in plaats van per aanwezig uur.
Het werk dat je uitbesteedt als je een telefoniste inhuurt.
Dit zijn de taken van een telefoniste. Birdy voert ze uit op basis van jouw bedrijfsinformatie.
Opnemen voordat de beller afhaakt
Elke oproep wordt direct beantwoord, ook als je zelf in gesprek bent. Dat telt: wordt er niet meteen opgenomen, dan belt 1 op de 2 bellers niet terug maar zoekt verder.
Standaardvragen afhandelen
Openingstijden, wat je wel en niet doet, hoe een eerste afspraak verloopt: het grootste deel van de inkomende vragen is voorspelbaar. Birdy beantwoordt ze op basis van jouw bedrijfsinformatie.
Afspraken inplannen en verzetten
Birdy maakt, wijzigt en annuleert afspraken en verwerkt dat direct in het agendasysteem, zoals Google Calendar. De beller regelt het tijdens het gesprek, niet via een terugbelronde.
Terugbelverzoeken vastleggen
Wil iemand liever teruggebeld worden, dan noteert Birdy naam, telefoonnummer en de reden. Je krijgt het verslag per e-mail, in het dashboard en in de app, dus je weet vooraf waar het gesprek over gaat.
Doorverbinden naar de juiste persoon
Hoort een gesprek bij een specifieke collega, dan verbindt Birdy door. Jouw mensen worden alleen gestoord voor gesprekken waarvoor ze echt nodig zijn.
Avonden, weekenden en pieken opvangen
Een ingehuurde telefoniste dekt de uren die je inroostert. Birdy neemt ook op na sluitingstijd, in het weekend en als er drie mensen tegelijk bellen.
Telefoniste inhuren versus een AI-telefoniste.
De vergelijking gaat over dekking, opstarttijd en waar je precies voor betaalt.
| Wat je vergelijkt | Telefoniste inhuren | CallingBird (AI) |
|---|---|---|
| Dekking | De uren die je inroostert, in de praktijk kantooruren op werkdagen | 24/7: ook 's avonds, 's nachts, in het weekend en op feestdagen |
| Kostenbasis | Je betaalt voor aanwezige uren, ook voor de tijd tussen de telefoontjes door | Je betaalt per gespreksminuut: €0,35 excl. btw, met een maandminimum van €20 |
| Opstarttijd | Vacature, sollicitatiegesprekken en vaak een opzegtermijn elders | Binnen 15 minuten live: account aanmaken en je nummer doorschakelen |
| Inwerken op bedrijfskennis | Inwerkperiode per persoon; vertrekt iemand, dan begint dat opnieuw | Bedrijfsinformatie wordt één keer vastgelegd, automatisch van je website, en blijft staan |
| Ziekte en vakantie | Je regelt vervanging of de telefoon blijft over op de drukste momenten | Geen uitval: de assistent staat altijd aan, ook in vakantieperiodes |
| Meerdere bellers tegelijk | Eén gesprek tegelijk; de tweede beller wacht, krijgt voicemail of hangt op | Staat meerdere bellers tegelijk te woord, zonder wachtrij |
| Opschalen bij drukte | Extra uren inroosteren of een tweede kracht erbij, en dat kost tijd | Volume schaalt direct mee; je betaalt alleen de extra gespreksminuten |
| Opzeggen en flexibiliteit | Arbeidscontract of inleenafspraak met een opzegtermijn | Opzeggen op elk moment via de knop 'opzeggen' in de dashboard-instellingen |
Waar een mens het gesprek beter voert.
Een ervaren telefoniste is beter in gesprekken die lang duren, gevoelig liggen of sterk afwijken van het patroon: een klacht die uit de hand loopt, een beller die slecht nieuws krijgt, een situatie die je nergens hebt vastgelegd. Daar hoort een mens te zitten.
Alleen zijn die gesprekken meestal de minderheid. Het grootste deel van je telefoonverkeer is voorspelbaar: een afspraak verzetten, vragen of je open bent, checken of iets binnen jouw dienstverlening valt. Birdy vangt die stroom af en zet de rest door. Zo hoef je niet te kiezen tussen alles zelf doen en alles uitbesteden.
Van doorschakelen naar live in 3 stappen.
- 1
Bedrijfsinformatie vastleggen
Je vult je gegevens in of laat ze automatisch van je website ophalen: openingstijden, diensten en veelgestelde vragen. Dit is het inwerken, en je doet het één keer.
- 2
Bepalen wat Birdy oppakt
Je stelt in welke taken de assistent overneemt, zoals afspraken inplannen of doorverbinden, en wanneer er een medewerker aan te pas komt.
- 3
Doorschakeling aanzetten
Je schakelt je eigen nummer door naar je CallingBird-nummer: altijd, alleen buiten openingstijden of pas als er intern niet wordt opgenomen. Dat werkt met elke centrale of provider.
Wat kost het verschil in de praktijk?
Bij Fysiopraktijk Van Delden handelt Birdy ongeveer 313 gesprekken per maand af. Dat bespaart de praktijk zo'n €875 per maand en verlaagt de telefoonkosten met 87%. Het verschil zit in de rekeneenheid: die gesprekken zijn verspreid over de hele week, terwijl je bij het inhuren van een telefoniste een hele werkweek aan uren afdekt om ze op te vangen.
Bij CallingBird betaal je €0,35 per minuut (excl. btw) met een maandminimum van €20. Bel je weinig, dan betaal je het maandminimum; bel je meer, dan alleen de minuten die je gebruikt. Bij meerdere vestigingen of een hoog belvolume maken we een custom voorstel. Reken je eigen belvolume door met de calculator en zie direct wat dat kost.
Voor wie is dit een reëel alternatief?
Dit speelt vooral bij mkb-bedrijven waar de telefoon de hele dag doorgaat, maar niet genoeg om er een volledige functie op te zetten: praktijken die tussen behandelingen door niet kunnen opnemen, makelaars die onderweg zijn, installateurs met hun handen in een ketel. Zoek je iemand voor de uren dat het piekt en niets voor de uren daartussen, dan is een AI-telefoniste de logische vergelijking.
Veelgestelde vragen over een telefoniste inhuren.
Kan een AI-telefoniste iemand die je inhuurt volledig vervangen?
Voor het voorspelbare deel van je telefoonverkeer wel: opnemen, standaardvragen beantwoorden, afspraken inplannen en terugbelverzoeken vastleggen. Voor lange of gevoelige gesprekken blijft een mens beter; Birdy verbindt dan door.
Wat is het verschil in kostenopbouw met een telefoniste inhuren?
Het verschil zit in waar je voor betaalt. Huur je iemand in, dan betaal je voor aanwezige uren, ook voor de tijd tussen de telefoontjes door. Bij CallingBird betaal je €0,35 per gespreksminuut (excl. btw), met een maandminimum van €20: je rekent af over de minuten dat er daadwerkelijk iemand aan de lijn is.
Hoe snel kan ik starten in plaats van iemand te werven?
Je maakt online een account aan en bent binnen 15 minuten live: geen vacature, geen sollicitatieronde, geen opzegtermijn elders. De AI doet het voorwerk op basis van je bedrijfsinformatie, die automatisch van je website kan worden opgehaald, en jij vult de details aan.
Hoe leert de AI mijn bedrijf kennen zonder inwerkperiode?
Je legt je bedrijfsinformatie één keer vast: openingstijden, diensten, werkwijze en veelgestelde vragen. Je past die op elk moment aan, en anders dan bij een medewerker hoef je het inwerken niet opnieuw te doen als er iemand vertrekt.
Wat gebeurt er bij ziekte, vakantie of een piek in het belverkeer?
Dat is precies waar het inhuren van één telefoniste knelt: je regelt vervanging of de telefoon blijft over. Birdy neemt altijd op en staat meerdere bellers tegelijk te woord, dus ook op een drukke maandagochtend wacht er niemand.
Kan ik het combineren met de telefoniste of collega die ik al heb?
Ja. Je bepaalt zelf wanneer er wordt doorgeschakeld: altijd, alleen buiten openingstijden, of pas als er intern niet wordt opgenomen. Zo dekt je eigen team de kantooruren en vangt Birdy de avonden, weekenden en piekmomenten af.
Moet ik mijn telefoonnummer aanpassen?
Nee, je houdt je eigen nummer. Je krijgt een CallingBird-nummer waarnaar je doorschakelt, en dat werkt met elke centrale of provider. Voor je bellers verandert er niets aan het nummer dat ze draaien.
Zit ik ergens aan vast?
Je probeert het 14 dagen gratis, zonder betaalgegevens. Daarna pauzeert het account tot je zelf betaalgegevens toevoegt. Opzeggen kan op elk moment via de knop 'opzeggen' in de dashboard-instellingen, zonder opzegtermijn zoals bij een arbeidscontract.
Zocht je eigenlijk iets anders?
Telefoonservice uitbesteden →
Wil je de hele inkomende telefoon uitbesteden in plaats van iemand in dienst nemen?
Receptie uitbesteden →
Gaat het je om de balie en de ontvangst, en niet alleen om het aannemen van de telefoon?
AI Telefonist →
Wil je eerst zien wat een AI-telefonist precies doet en hoe een gesprek klinkt?
Kostencalculator →
Wil je met je eigen belvolume uitrekenen wat je per maand kwijt bent?
Probeer het voordat je iemand werft.
Je hebt geen vacature nodig om te testen of dit werkt. Zet Birdy 14 dagen gratis aan, zonder betaalgegevens, en kijk hoeveel van je telefoonverkeer vanzelf wordt afgehandeld.
Start je gratis proefperiode