AI antwoordservice die je berichten aanneemt.
Een antwoordservice neemt aan wat jij zelf niet kunt aannemen. Birdy doet dat 24/7 en meerdere gesprekken tegelijk: hij vraagt uit wat er speelt, legt naam, nummer en reden vast en zet het bericht direct naar je door.
Wat is een AI-antwoordservice?
Een AI-antwoordservice is een dienst die inkomende telefoongesprekken automatisch aanneemt namens jouw bedrijf: hij beantwoordt vragen, legt berichten en terugbelverzoeken vast en verbindt zo nodig door, zonder wachtrij en zonder openingstijden.
De taken zijn dezelfde als bij de antwoordservice die je al kent. Het verschil zit in de uitvoering: er staat geen team achter dat maar een beperkt aantal lijnen tegelijk aankan, en er is geen inwerkperiode voordat je bedrijfsinformatie bekend is. Bij CallingBird neemt assistent Birdy de gesprekken aan, in het Nederlands of Engels, waarbij de beller zelf de taal kiest.
Wat de AI-antwoordservice voor je aanneemt.
Opnemen als jij dicht bent
's Avonds, in het weekend en op feestdagen wordt er gewoon opgenomen. Het enige verschil met kantoortijd is dat de beller hoort dat het kantoor gesloten is en dat zijn bericht wordt doorgegeven, in plaats van dat de telefoon tien keer overgaat.
Berichten en terugbelverzoeken vastleggen
Birdy noteert naam, telefoonnummer en de reden van het telefoontje, en vraagt door als het bericht nog niet compleet is. Jij krijgt geen gemiste oproep, maar een bericht waar je meteen iets mee kunt.
Urgent scheiden van wat kan wachten
Niet elk telefoontje heeft dezelfde haast. Je geeft aan welke onderwerpen bij jou voorgaan; Birdy vraagt uit hoe dringend het is en markeert het bericht daarop, zodat je 's ochtends weet waar je begint.
Geen wachtrij bij drukte
Birdy staat meerdere bellers tegelijk te woord. Waar bij een gewone lijn de tweede beller in de wacht komt of ophangt, wordt hier iedereen direct geholpen. Dat telt op: wordt er niet opgenomen, dan belt 1 op de 2 bellers niet terug maar zoekt verder.
Vragen beantwoorden in plaats van doorgeven
Een deel van de telefoontjes hoeft niet eens bij jou terecht te komen. Vragen over openingstijden, werkwijze of praktische zaken beantwoordt Birdy meteen op basis van jouw bedrijfsinformatie, zodat alleen het echte werk bij je terugkomt.
Afspraken direct inplannen
Belt iemand voor een afspraak, dan hoeft daar geen terugbelverzoek aan te pas te komen. Birdy maakt, wijzigt of annuleert de afspraak in je agenda, bijvoorbeeld Google Calendar, terwijl de beller nog aan de lijn is.
Zo neemt Birdy 's avonds een bericht aan.
Dinsdagavond, 20:15 uur. Het kantoor is al ruim twee uur dicht en de telefoon gaat over.
De volgende ochtend staat het gesprek in de mailbox van de ondernemer: het verslag, de naam en het telefoonnummer van de beller, de reden van het telefoontje en de deadline van twaalf uur. Hetzelfde bericht staat in het dashboard en in de app, dus ook de collega die de planning doet ziet het.
Zo staat je antwoordservice aan.
- 1
Bedrijfsinformatie klaarzetten
De AI haalt je bedrijfsinformatie op van je website of je vult die zelf in: openingstijden, diensten en de vragen die bellers het vaakst stellen. Jij vult aan wat er nog mist.
- 2
Bepalen wat Birdy uitvraagt
Je legt vast welke gegevens er in elk bericht moeten staan, welke onderwerpen bij jou voorrang hebben en wanneer er wordt doorverbonden in plaats van genoteerd.
- 3
Doorschakelen en live gaan
Je schakelt je nummer door naar je CallingBird-nummer: altijd, alleen buiten openingstijden of pas als er niet wordt opgenomen. Vanaf dat moment wordt er opgenomen.
Wat kost een AI-antwoordservice?
Bij CallingBird betaal je €0,35 per minuut (excl. btw), met een maandminimum van €20. Je rekent dus af over de minuten dat er daadwerkelijk gebeld wordt. Een menselijke antwoordservice werkt doorgaans anders: daar betaal je vaak per aangenomen gesprek of via een vast maandpakket met een bundel gesprekken, waarbij je ook betaalt voor beschikbaarheid die je in een rustige maand niet gebruikt. Welke vorm gunstiger uitpakt, hangt vooral af van je belvolume en de gespreksduur. Reken het door voor je eigen situatie.
Wat je terugkrijgt na elk gesprek.
Een antwoordservice is pas nuttig als het bericht ook echt bij de juiste persoon terechtkomt. Van elk gesprek krijg je daarom een verslag met de naam en het nummer van de beller, waar het over ging en wat er is afgesproken. Dat komt binnen per e-mail, in het dashboard en in de app, zodat iedereen die het moet oppakken erbij kan.
Omdat je de gesprekken terugleest, zie je ook of Birdy alles uitvraagt wat jij nodig hebt. Klopt er iets niet, dan pas je de instructies aan. Gespreksgegevens worden maximaal veertien dagen bewaard, we sluiten een verwerkersovereenkomst met je af en gegevens worden nooit verkocht aan derden.
Voor wie is een AI-antwoordservice geschikt?
Een AI-antwoordservice is vooral interessant voor bedrijven waar de telefoon blijft gaan op momenten dat er niemand kan opnemen: buiten openingstijden, tijdens een behandeling, op de werkvloer of onderweg. Denk aan praktijken, installatiebedrijven, garages, kantoren en horeca. Bij Fysiopraktijk Van Delden handelt Birdy zo'n 313 gesprekken per maand af, wat ongeveer €875 per maand scheelt: 87% lagere telefoonkosten.
Veelgestelde vragen over de AI-antwoordservice.
Wat is het verschil met een gewone antwoordservice?
Het werk is hetzelfde: opnemen, uitvragen en het bericht doorzetten. Het verschil zit in de uitvoering: geen wachtrij, want Birdy staat meerdere bellers tegelijk te woord, en geen openingstijden of inwerktijd. Een uitgebreide vergelijking staat op onze pagina over de antwoordservice zelf.
Mist de AI geen belangrijke berichten?
Birdy neemt elke oproep aan, ook als er al iemand aan de lijn is, dus er valt geen gesprek af omdat de lijn bezet is. Van elk gesprek krijg je bovendien het volledige verslag, niet alleen een samenvatting. Ontbreekt er iets in wat er wordt uitgevraagd, dan pas je de instructies aan.
Hoe weet Birdy wat urgent is en wat kan wachten?
Dat bepaal jij. Je geeft aan welke onderwerpen bij jouw bedrijf haast hebben en wat er dan moet gebeuren: doorverbinden naar een medewerker, het bericht als urgent markeren of allebei. Twijfelt Birdy in een gesprek, dan vraagt hij het gewoon aan de beller.
Wat gebeurt er met de gegevens die bellers achterlaten?
Die gegevens gebruiken we alleen om jouw berichten en terugbelverzoeken bij je te krijgen. We sluiten een verwerkersovereenkomst met je af, alles wordt opgeslagen volgens de AVG/GDPR en gegevens worden nooit verkocht aan derden.
Hoe lang blijven gesprekken bewaard?
Gespreksgegevens worden maximaal veertien dagen bewaard en daarna verwijderd. In die periode lees je elk gesprek terug in het dashboard of in de app. De berichten die je per e-mail ontvangt, houd je gewoon in je eigen mailbox.
Kan ik mijn eigen telefoonnummer houden?
Ja. Je bellers blijven het vertrouwde nummer van je bedrijf gebruiken. Je krijgt van CallingBird een nummer waarnaar je doorschakelt: altijd, alleen buiten openingstijden of pas als er niet wordt opgenomen. Dat werkt met elke telefooncentrale of provider.
Wat kost een AI-antwoordservice?
Je betaalt €0,35 per minuut (excl. btw), met een maandminimum van €20. Je rekent dus af over de tijd dat er daadwerkelijk gebeld wordt. Bij meerdere vestigingen of een hoog belvolume maken we een voorstel op maat.
Hoe snel staat de antwoordservice aan?
Je maakt online een account aan en bent binnen vijftien minuten live. De AI doet het voorwerk op basis van je bedrijfsinformatie, die automatisch van je website kan worden opgehaald, en jij vult aan wat er mist. Je probeert het veertien dagen gratis, zonder betaalgegevens.
Zocht je eigenlijk iets anders?
Antwoordservice →
Wil je eerst weten wat een antwoordservice is en hoe een menselijke variant zich verhoudt tot een digitale?
Telefoonservice →
Zoek je een telefoonservice die je telefonische bereikbaarheid als geheel overneemt?
AI Telefonist →
Bedoelde je een AI-telefonist die niet alleen berichten aanneemt, maar het gesprek zelf afhandelt?
AI Receptionist →
Op zoek naar een digitale balie die bellers ontvangt, doorverbindt en afspraken inplant?
Laat geen bericht meer liggen.
Elk telefoontje dat buiten je uren binnenkomt, wordt aangenomen, uitgevraagd en bij je afgeleverd. Probeer de AI-antwoordservice veertien dagen gratis, zonder betaalgegevens.
Start je gratis proefperiode