Je receptie uitbesteden aan een AI die doorverbindt.
Birdy neemt de telefonische receptie over: hij begroet bellers namens je bedrijf, vraagt uit waar het over gaat, verbindt door naar de juiste persoon en zet afspraken in de agenda.
Wat betekent je receptie uitbesteden?
Receptie uitbesteden betekent dat je de telefonische balietaken laat afhandelen door een externe partij of een AI-receptionist, in plaats van door eigen personeel op kantoor. Denk aan bellers begroeten, hun vraag uitvragen, doorverbinden naar de juiste persoon en afspraken inplannen.
Wie zoekt op receptioniste uitbesteden bedoelt in de praktijk bijna altijd de telefoon. Niet het uitreiken van een bezoekerspas, maar de lijn die de hele dag doorgaat en die iemand steeds uit zijn werk trekt. Dat is precies het deel dat een AI-receptionist zoals Birdy overneemt: hij handelt het gesprek af tot en met de doorverbinding, of legt vast wat er moet gebeuren als er niemand beschikbaar is.
Welke receptietaken Birdy overneemt.
Bellers begroeten namens je bedrijf
Birdy neemt op met de begroeting die jij instelt, in het Nederlands of Engels; de beller kiest de taal. Voor wie belt voelt het als de receptie van jouw bedrijf, niet als een doorgeschakelde lijn.
Uitvragen waar het gesprek over gaat
Voordat er iets gebeurt, brengt Birdy de vraag in kaart: wie belt er, waarover, en met wie wil diegene spreken. Die triage onderscheidt een receptie van een dienst die alleen een boodschap aanneemt.
Doorverbinden naar de juiste persoon
Op basis van wat de beller vertelt, verbindt Birdy door naar de collega of afdeling die het aangaat. Niemand hoeft het gesprek intern nog over te dragen of het verhaal opnieuw aan te horen.
Afspraken inboeken en verzetten
Nieuwe afspraken, verzettingen en annuleringen verwerkt Birdy direct in het agendasysteem, bijvoorbeeld Google Calendar. De agenda klopt meteen, ook als er 's avonds nog iemand belt.
Filteren wie je niet wilt spreken
Verkopers en koude acquisitie hoeven niet door te komen. Je stelt in welke gesprekken worden doorverbonden en welke Birdy alleen noteert, zodat de lijn vrij blijft voor klanten.
Opnemen als er niemand aan de balie is
Tijdens de lunch, na sluitingstijd en op momenten dat iedereen bezet is, blijft de receptie bemand. Birdy staat bovendien meerdere bellers tegelijk te woord, dus niemand komt in de wacht.
Vier telefoontjes zoals een receptie ze elke dag krijgt.
Een receptie is vooral schakelen. Dit zijn de momenten waarop dat normaal misgaat, en hoe Birdy ze afhandelt.
Iemand vraagt naar een collega die net in gesprek is
Birdy meldt dat de gevraagde collega aan de telefoon zit en biedt aan wat de beller het beste uitkomt: even wachten, teruggebeld worden, of geholpen worden door iemand anders die er ook over gaat. Bij terugbellen legt Birdy naam, nummer en onderwerp vast, zodat het bij de juiste collega terechtkomt.
Een klant belt om een afspraak te verzetten
Birdy zoekt de afspraak op naam op, kijkt welke momenten vrij zijn en verzet hem tijdens het gesprek zelf. De beller hangt op met een nieuwe datum in plaats van met de toezegging dat er wordt teruggebeld. Bij een annulering komt de vrijgekomen plek meteen weer beschikbaar.
Een verkoper wil de directeur spreken
Omdat Birdy eerst uitvraagt waar het over gaat, wordt duidelijk dat dit een aanbod is en geen klantvraag. Volgens jouw regels wordt er dan niet doorverbonden: Birdy noteert het bedrijf en de reden en sluit netjes af. Jij ziet het terug in het gespreksverslag en besluit zelf of je er iets mee doet.
De telefoon gaat terwijl er iemand aan de balie staat
Hier moet een receptie kiezen wie voorrang krijgt. Birdy neemt de oproep meteen aan, zodat de bezoeker aan de balie zijn zin kan afmaken. Wordt er niet opgenomen, dan belt ongeveer 1 op de 2 bellers niet terug maar zoekt verder.
In 3 stappen live.
- 1
Bedrijfsinformatie aanleveren
Je vult je gegevens in of laat ze automatisch van je website ophalen: openingstijden, diensten, wie waarover gaat en de vragen die het vaakst binnenkomen.
- 2
Doorverbindregels instellen
Je legt vast wie welke oproep krijgt: welke onderwerpen naar welke collega of afdeling gaan, en welke gesprekken juist niet worden doorverbonden. Daarna bepaal je wat er gebeurt als iemand niet opneemt: doorschakelen naar een tweede nummer, of terug naar Birdy voor een terugbelverzoek met naam, nummer en reden.
- 3
Doorschakeling aanzetten
Je schakelt je eigen nummer door naar je CallingBird-nummer: altijd, alleen buiten openingstijden, of pas als er niet wordt opgenomen. Meestal draait je telefonische receptie binnen 15 minuten mee.
Wat een AI wel en niet van je receptie overneemt.
Eerlijk is eerlijk: een AI neemt je telefonische receptie over, niet je fysieke balie. Een bezoeker die binnenloopt wordt niet door Birdy ontvangen. Post aannemen, een pakket tekenen of iemand naar de juiste vergaderruimte brengen blijft mensenwerk.
De winst zit er juist in dat die twee taken uit elkaar worden getrokken. Op de meeste recepties vecht de telefoon om aandacht met de persoon die er voor je neus staat, en verliest er altijd één. Gaat de telefoon eraf, dan houdt wie er wél staat aandacht over voor de bezoeker die binnenkomt, en krijgt de beller iemand aan de lijn die de tijd heeft om door te vragen. Twijfel je nog of je deze taak buiten de deur wilt leggen en hoeveel grip je dan houdt, lees dan de pagina over telefoonservice uitbesteden.
Wat kost het om je receptie uit te besteden?
Je betaalt €0,35 per minuut (excl. btw), met een maandminimum van €20. Dat is een ander model dan gebruikelijk is bij het uitbesteden van receptiewerk: een menselijke receptiedienst rekent doorgaans per gesprek of via een maandpakket met een vast aantal oproepen, waarbij je ook betaalt voor de uren dat de lijn stil is. Hier betaal je alleen voor de tijd dat er daadwerkelijk wordt gesproken. Wil je een ingehuurde telefoniste en een AI in euro's naast elkaar zien, dan staat die vergelijking uitgewerkt op de pagina over een telefoniste inhuren.
Voor welke bedrijven werkt dit?
Receptie uitbesteden is vooral interessant als de telefoon een vast deel van de dag opeet en er wél iemand nodig is die weet naar wie een gesprek moet. Denk aan praktijken waar behandelaars niet tussendoor kunnen opnemen, kantoren waar bellers naar een specifieke persoon vragen, en bedrijven met een balie die tegelijk bezoekers ontvangt. Fysiopraktijk Van Delden laat Birdy zo'n 313 gesprekken per maand afhandelen en houdt daar ongeveer €875 per maand aan over.
Veelgestelde vragen over receptie uitbesteden.
Kan ik alleen de telefonische receptie uitbesteden en de balie zelf houden?
Ja, en dat is de meest gekozen vorm. Birdy neemt de inkomende telefoon over: begroeten, uitvragen, doorverbinden en afspraken inboeken. Wie achter de balie staat, ontvangt gewoon zelf de bezoekers, maar zonder dat de telefoon dat gesprek elke paar minuten onderbreekt.
Hoe weet Birdy naar wie hij moet doorverbinden?
Dat leg je vooraf vast in doorverbindregels: per onderwerp, persoon of afdeling geef je aan wie welke oproep krijgt. Vragen over facturen naar de administratie, nieuwe klanten naar verkoop, alles rond een lopende afspraak naar de agenda. Birdy vraagt in het gesprek uit waar het over gaat en kiest op basis daarvan de juiste bestemming.
Wat gebeurt er als de persoon naar wie Birdy doorverbindt niet opneemt?
Dan valt het gesprek niet stil. Je bepaalt zelf wat er daarna gebeurt: doorschakelen naar een collega of een tweede nummer, of terug naar Birdy die een terugbelverzoek vastlegt met naam, nummer en reden. Dat verzoek komt binnen per e-mail, in het dashboard en in de app.
Kan Birdy verkopers en leveranciers eruit filteren?
Ja. Omdat Birdy eerst uitvraagt waar het gesprek over gaat, weet hij of iemand klant is of iets komt aanbieden. Voor die tweede groep stel je in dat er niet wordt doorverbonden: Birdy noteert kort wie het was en waarvoor hij belde.
Wat kost het om je receptie uit te besteden aan een AI?
Bij CallingBird betaal je €0,35 per minuut (excl. btw) met een maandminimum van €20. Je rekent af per gesproken minuut, niet per bezette dag of per maandpakket met een vast aantal gesprekken. Voor meerdere vestigingen of een hoog belvolume maken we een custom voorstel.
Moeten we ons telefoonnummer aanpassen?
Nee. Je houdt het nummer dat op je website en je gevel staat. Je krijgt er een CallingBird-nummer bij en stelt de doorschakeling in: altijd, alleen buiten openingstijden, of pas als er niet wordt opgenomen. Dat werkt met elke centrale of provider.
Wat gebeurt er met de gegevens van onze bellers?
We sluiten een verwerkersovereenkomst af, bewaren gespreksgegevens maximaal 14 dagen en verkopen data nooit door aan derden. Alles wordt opgeslagen volgens de AVG. Voor een receptie die dagelijks namen, nummers en afspraakgegevens verwerkt is dat een voorwaarde, geen extra.
Zocht je iets anders?
AI-receptionist →
Wil je weten hoe de digitale balie zelf werkt, van begroeting tot afspraak in de agenda?
Virtuele receptionist →
Noem je het liever een virtuele receptie op afstand? Dan is dit de pagina die je zoekt.
Telefoonservice uitbesteden →
Twijfel je nog of je de telefoon buiten de deur legt, en hoeveel grip je dan houdt?
Telefoniste inhuren →
Wil je een ingehuurde telefoniste en een AI naast elkaar zien in kosten en werkwijze?
Haal de telefoon van je balie af.
Laat Birdy je telefonische receptie doen: begroeten, uitvragen, doorverbinden en inplannen. Je probeert het 14 dagen gratis, zonder betaalgegevens, en houdt gewoon je eigen telefoonnummer.
Start je gratis proefperiode