Een dure externe service
Als het team niet kon opnemen, nam een externe telefoonservice het over. Dat liep flink in de kosten.
Van dure telefoonservice naar AI-telefonist.
Fysiopraktijk Van Delden verruilde een dure externe telefoonservice en storende onderbrekingen voor één AI-telefonist die ieder gesprek netjes opvangt.
Na een korte installatie, een aantal testgesprekken en een korte proefperiode draait onze eigen AI-telefonist al mee.
“Na een korte installatie, een aantal testgesprekken en een korte proefperiode draait onze eigen AI-telefonist al mee.”
De situatie vóór CallingBird
De telefoon vroeg continu om aandacht.
Onvolledige terugbelnotities
Namen en boodschappen kwamen niet altijd goed door, waardoor opvolging extra tijd en uitzoekwerk kostte.
Bellen tijdens behandelingen
Zonder die service moest het team zelf opnemen of terugbellen, ook wanneer alle aandacht bij een patiënt hoorde te zijn.
Van Delden over zichzelf
“
We voelden eigenlijk al: dit moet slimmer kunnen.
We waren al langere tijd bezig met het zoeken naar een geschikte secretaresse. Door het gebrek aan personeel en eerdere ervaringen bleven we uiteindelijk veel zelf doen.
We werkten daarom met een telefoonservice die gesprekken overnam wanneer wij niet konden opnemen of wanneer de praktijk gesloten was. Dat was handig, maar wel erg duur. Bovendien werden telefoonnummers en boodschappen niet altijd goed doorgegeven.
Daarom zijn we gaan kijken of een AI-telefonist een betere oplossing kon zijn.
Na een korte installatie, een aantal testgesprekken en een korte proefperiode draaide onze eigen AI-telefonist al mee. Het voelt alsof er een extra collega bij is gekomen, maar dan 24/7 beschikbaar en voor aanzienlijk lagere kosten dan onze eerdere antwoordservice.
Inmiddels vangt CallingBird de gesprekken op die het team niet zelf kan beantwoorden en worden terugbelverzoeken direct overzichtelijk vastgelegd.
Hoor het zelf
Zo klinkt een gesprek bij Van Delden.
Een kort voorbeeld van hoe de AI-telefonist een patiënt rustig en professioneel te woord staat.
Voorbeeldgesprek met een patiënt
CallingBird × Van Delden
0:000:00
De omslag
Wat doet de AI-telefonist bij Van Delden?
CallingBird neemt direct op wanneer het team dat niet kan. Patiënten worden geholpen en de praktijk houdt de regie.
- 1.
De patiënt belt
CallingBird neemt vriendelijk en direct op namens de praktijk.
- 2.
De vraag wordt uitgevraagd
De assistent verzamelt de reden van bellen en de juiste contactgegevens.
- 3.
Het terugbelverzoek wordt doorgezet
Wil een beller worden teruggebeld, dan ontvangt Van Delden een heldere terugbelnotitie. Zo houdt het team zelf overzicht en de regie.
- 4.
De AI rondt het gesprek af
Zijn er geen verdere vragen, dan sluit CallingBird het gesprek vriendelijk af.
- 5.
Het team plant de afspraak in
Naar aanleiding van een terugbelverzoek plant het team zelf een afspraak in op een moment dat past.
Vóór
Duur en onhandig
- Externe antwoordservice
- Zelf bellen tussen afspraken
- Hoge maandelijkse kosten
Nu
Rust en grip
- Direct antwoord voor iedere beller
- Heldere terugbelnotities
- Lagere maandelijkse kosten
Ook rust in jouw praktijk?
Laat de telefoon niet langer je werkdag bepalen.
Ontdek in een korte demo hoe CallingBird jouw praktijk bereikbaar houdt, zonder extra druk op het team.